Evernote See on üks võimsamaid ja laialdasemalt kasutatavaid rakendusi teabe haldamiseks, märkmete tegemiseks ja nii isiklike kui ka professionaalsete projektide korraldamiseks. Üks selle suurepäraseid omadusi on see, et see ulatub kaugemale lihtsast ideede salvestamisest: tänu oma täiustatud funktsioonidele märkmeid jagada ja nendega koostööd teha, saab ideaalseks keskkonnaks meeskondadele, peredele, õpilastele ja ettevõtetele, kes soovivad teavet tsentraliseerida ning tagada jagatud, turvalise ja isikupärastatud juurdepääsu oma kõige asjakohasemale sisule.
Paljud kasutajad kasutavad Evernote'i põhifunktsioone ära, kuid mitte kõik ei kasuta ära selle tegelikku potentsiaali koostööks ja meeskonnatööks. See juhend annab teile täieliku ülevaate kuidas oma märkmeid tõhusalt jagada, saadaolevad meetodid, õiguste kontrollid ja parimad tavad, et tagada igal meeskonnaliikmel sobiv juurdepääs ning et saaksite oma tsentraliseeritud teavet tõhusalt ja turvaliselt hallata.
Märkmete ja märkmike jagamise peamised meetodid Evernote'is
Koostöö lihtsustamiseks pakub Evernote mitmeid viise jagada märkmeid, terveid märkmikke ja ressursse kaaslased. Need valikud võimaldavad teil kohandada teabe avatuse või privaatsuse taset vastavalt iga projekti kontekstile. Siit saate teada kõige tõhusamad meetodid ja nende praktilised rakendused:
Loo ja jaga avalikke linke
Üks kiiremaid ja lihtsamaid viise Evernote'is teabe jagamiseks on luua avalik link konkreetse noodi juurde. Selle funktsiooni abil saab igaüks, kes lingi saab, vaata uuendatud sisu mis tahes brauserist, ilma et oleks vaja oma Evernote'i kontot. See meetod on ideaalne, kui soovite levitada teavet suurele grupile, pakkuda dokumente klientidele või õpilastele või võimaldada kohest juurdepääsu ilma eelneva paberimajanduseta.
Selle meetodi kasutamiseks valige lihtsalt märge ja seejärel suvand „Loo avalik link”. Kopeeri link ja jaga seda oma eelistatud kanali kaudu: e-post, kiirsõnumid, grupid või sotsiaalmeedia. Oluline on märkida, et Seda tüüpi link lubab ainult märkme kuvamist; Saajad saavad sisu lugeda ja kopeerida, kuid mitte seda muuta ega otsekommentaare lisada. Kui otsustate juurdepääsu igal ajal tühistada, saate lingi jagatud märkme seadetes lihtsa klõpsuga keelata.
WorkChat: Tee koostööd ja vestle reaalajas
Süsteem WorkChat Evernote tutvustab palju arenenumat suhtlus- ja koostöökihti. See rakendusse integreeritud funktsioon võimaldab teil märkmeid või märkmikke otse teistele inimestele saata, luues vestluse, milles saavad osaleda mitu kasutajat. See sobib ideaalselt töörühmadele, peredele või õppegruppidele, kes soovivad sisu koos arutada, üle vaadata ja redigeerida.
Üks WorkChati suurepäraseid väärtusi on võimalus määrake kohandatud õigused igale kaastöölisele:
- Saate muuta ja kutsuda: Kasutaja saab märget muuta ja vestlusele uusi kaastöötajaid lisada.
- Saate redigeerida: See lubab muudatusi teha, kuid ilma kolmandate isikute kaasamise võimaluseta.
- Sa näed: See lubab ainult sisu vaadata, ilma seda muutmata või uusi kasutajaid kutsumata.
WorkChati kaudu märkmete kallal koostööd tehes on oluline, et iga liige kasutaks Evernote'i rakendust ühes oma toetatud seadmetest, et juurdepääs oleks kohene ja sünkroonimine püsiks ajakohane. Pea meeles, et jagatud märkus Seda ei salvestata automaatselt iga kasutaja isiklikku aadressiraamatusse.; Soovi korral saate vestlusest koopia salvestada.
Jaga märkmeid e-posti teel
Traditsiooniline, kuid väga kasulik variant on märkmete otsene saatmine e-posti teel. Evernote võimaldab teil kiiresti saata mis tahes märkme sisu ühele või mitmele adressaadile. Saajad saavad meili sisusse manustatud teksti ja manused. See funktsioon on kasulik, kui inimesel on vaja teavet vaadata ilma püsivat juurdepääsu andmata või kui esitatakse ühekordne dokumentatsioon.
Pange tähele, et e-kirjast saab saaja teha järgmist vaadata märkuse praegust olekut esitamise ajal, kuid te ei saa edasisi värskendusi ega saa dokumenti muuta, kui teid pole WorkChati kaudu koostööle kutsutud. Lisaks on saatja aadress see, mis on seotud teie Evernote'i kontoga, ning teil on võimalus saada vastuseid oma e-posti aadressile, kui adressaadid sõnumile vastavad.
Difusioon sotsiaalvõrgustikes
Evernote teeb ka selle lihtsaks otsene jagamine sotsiaalvõrgustikes näiteks Facebook, Twitter või LinkedIn. See meetod on suunatud üldist huvi pakkuva sisu, artiklite, uudiskirjade või koostöös valminud teabe levitamisele laiemale publikule. Kui valid sotsiaalmeedias jagamise valiku, genereerib Evernote automaatselt avaliku lingi ja kuvab intuitiivse liidese, et saaksid oma sõnumit kohandada ja postituse valitud platvormil lõpule viia.
Tõhus meeskonnatöö ja täiustatud korraldus
Evernote'i võimekus teha koostööd meeskonnana viib platvormi utiliidi uuele tasemele. Märkmete jagamine ja redigeerimine, jagatud märkmike haldamine ja juurdepääsuõiguste reguleerimine annab igale rühmale põhilise infrastruktuuri teabe tsentraliseerimiseks ja tootlikkuse parandamiseks.
Lubade haldamine ja juurdepääsu kontroll
Igale kaastöötajale sobivate õiguste määramine on segaduse või jagatud teabe üle kontrolli kaotamise vältimiseks ülioluline. Evernote võimaldab märkme või märkmiku jagamisel valida erinevate juurdepääsutasemete vahel:
- Saate muuta ja kutsuda: Projektide jaoks, mis nõuavad paindlikkust ja meeskonna kasvatamise võimet.
- Saate redigeerida: Ideaalne, kui grupp on suletud ja vaja on muuta ainult sisu.
- Sa näed: Parim valik konfidentsiaalse teabe või värskenduste jagamiseks ilma muutmise riskita.
Nende juurdepääsude nõuetekohane haldamine hoiab ära vead, säilitab tundlike andmete konfidentsiaalsuse ja võimaldab igal liikmel täpselt teada, mida ta jagatud märkmetega teha saab. Saate neid õigusi igal ajal märkme või märkmiku seadetes muuta või tühistada.
Koostööpõhine organisatsioon ja praktilised kasutusjuhud
Evernote paistab silma oma paindlikkuse poolest meeskondade korraldamisel nii isiklikus kui ka professionaalses mõttes. Mõned levinud rakendused, mis parandavad tootlikkust ja koordineerimist mitme kasutaja vahel, on järgmised:
- Jagatud märkmikud: Need võimaldavad igal rühma liikmel oma märkmeid lisada ja muuta, lihtsustades keerukate projektide loomist või ülesannete jälgimist.
- Koosolekute protokollid ja kokkulepped: Otsuste, kokkulepete ja järgmiste sammude ühes kohas registreerimine tagab läbipaistvuse ja projekti edenemise ilma teabe kadumiseta.
- Koostööpõhine nimekirjade haldamine: Alates pere toidupoeskäigust kuni äriülesannete nimekirjadeni tagab märkmete jagamine, et kõik on aktiivselt teabe värskendamises kaasatud.
- Ürituste ja reiside planeerimine: Marsruutide, broneeringute, dokumentatsiooni ja kõigi asjaosaliste kommentaaride tsentraliseerimine lihtsustab koordineerimist ja vähendab vigu.
- Ettevõtete koostööwiki: Teadmusbaasina toimiva märkmiku loomine, mis sisaldab parimaid tavasid ja ajakohaseid ressursse, on kasulik uute liikmete koolitamiseks ja sisemise teabe levitamiseks.
Parimad tavad ja näpunäited koostööks Evernote'is
Evernote'i koostööst maksimumi võtmiseks ja ühiste redigeerimisprobleemide vältimiseks on hea järgida neid olulisi juhiseid:
- Liigita ja märgista olulised märkmed: Kasutage silte või järjehoidjaid, et iga meeskonnaliige saaks kiiresti leida olulisi või temaatilisi ressursse.
- Kasutage lisakommentaare või märkmeid: Lisage eristavaid märkusi, kommentaare või värve, et vältida asjakohase teabe ülekirjutamist või arusaamatusi.
- Määrake selgelt vastutusvaldkonnad: Määrake iga märkme või märkmiku sees ülesanded nii, et iga osaleja teaks, millise osa eest ta vastutab ja millal sekkuda.
- Vältige samaaegseid muudatusi samal noodil: Evernote ei toeta reaalajas värskendusi nagu teised koostööplatvormid. Palun andke meile vestluse või kommentaaride kaudu teada, millal kavatsete märkust muuta, et vältida versioonikonflikte.
- Tsentraliseeri teave jagatud märkmikesse: Nii on kõigil liikmetel alati juurdepääs sisu uusimale versioonile, vältides dubleerimist.
Lisaks tehnilistele meetoditele ja näpunäidetele on kasulik teada ka konkreetsed stsenaariumid Mille poolest Evernote töö-, õppe- või isikliku halduse tööriistana eristub:
- Ärikohtumised: tehke pärast iga kohtumist ühiseid märkmeid, lisage asjakohaseid dokumente ja määrake ülesandeid.
- Osakondadevahelised projektid: mitme osakonna ühendamine ja sünkroniseerimine ühiste eesmärkide saavutamiseks.
- Perekonnad ja isiklikud rühmad: korraldage ostunimekirju, perekalendreid, retsepte või meditsiinilist teavet turvaliselt ja ligipääsetavalt.
- Õpilased: märkmete, kokkuvõtete ja õppematerjalide jagamine, mis võimaldab teha koostööd rühmatöös ja ühiselt arvustada.
- Konsultandid ja vabakutselised: Esitage aruandeid, projekti edenemise kohta ja dokumente mitmele kliendile diferentseeritud ja turvalisel viisil.
Võti peitub Evernote'i võimes kohaneda väga erinevate vajadustega, tagades organiseeritud juurdepääsu, tõhusa lubade haldamise ja suhtluse lihtsuse.
Digitaalse koostöö lisandmoodulid ja alternatiivid
Kui teie meeskond vajab reaalajas koostööfunktsioone, näiteks samaaegset redigeerimist või täiustatud vestlust, saate Evernote'i täiendada teiste tööriistadega, näiteks Microsoft Teams. Nii saate Evernote'is dokumenteeritud teabe koondada ning hallata otsesuhtlust ja teavitusi platvormil, mis on kohandatud suurtele meeskondadele või ettevõtetele, kes vajavad sõnumite ja manuste sügavat integratsiooni.
Lisaks ühildub Evernote enamiku tänapäevaste seadmetega, võimaldades teil märkmetele juurde pääseda, neid luua ja redigeerida arvutites, nutitelefonides ja tahvelarvutites, muutes koostöö tegemise igal ajal ja igal pool lihtsaks.
Üldiselt positsioneerib Evernote end kui terviklik lahendus teabehalduseks ja mitme kasutaja koostööks tänu oma paindlikkusele, lubade kontrollile ja jagamismeetodite mitmekesisusele. Kui rakendate eespool mainitud parimaid tavasid ja kohandate oma märkmike ja märkmete struktuuri oma töövoogudega, näete, et teie meeskonna koordineeritus ja tootlikkus kasvavad märkimisväärselt. Katsetage jagamisfunktsioone ja tehke oma järgmiste projektide kallal koostööd, et avastada kõike, mida see platvorm pakub.